PEDOMAN ADMINISTRASI NU
CARE LAZISNU JAWA TIMUR
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
1.
Pedoman NU
CARE-LAZISNU adalah kumpulan hal pokok yg menjadi dasar (pegangan, petunjuk dan
sebagainya) untuk menentukan atau melaksanakan aktivitas dan program NU
CARE-LAZISNU
2.
Tata Kelola
Organisasi adalah seperangkat aturan NU CARE-LAZISNU yang menjadi pedoman
aktivitas organiasi.
3.
Tata kelola
Administrasi adalah seperangkat aturan NU CARE – LAZISNU yang menjadi pedoman
aktifitas administrasi di lingkup Jawa Timur
4.
Zakat adalah
harta yang wajib disisihkan oleh seorang muslim atau badan yang dimiliki oleh
orang muslim sesuai dengan ketentuan agama untuk diberikan kepada yang berhak
menerimanya. Zakat terdiri atas Zakat Fitrah dan Zakat Maal.
5.
Zakat Fitrah
adalah sejumlah bahan makanan pokok yang dikeluarkan pada bulan Ramadhan oleh
setiap muslim bagi dirinya dan bagi orang yang ditanggungnya yang memiliki
kelebihan makanan pokok untuk sehari pada Hari Raya Idul Fitri.
6.
Zakat
Maal/Harta adalah bagian harta yang disisihkan oleh seorang muslim atau badan
yang dimiliki oleh orang muslim sesuai dengan ketentuan agama untuk diberikan
kepada yang berhak menerimanya.
7.
Infaq adalah
harta yang dikeluarkan oleh seseorang atau badan di luar zakat untuk
kemaslahatan umum.
8.
Shadaqah
adalah harta yang dikeluarkan seorang muslim atau badan yang di luar zakat,
untuk kemaslahatan umum.
9.
Dana sosial
adalah harta maupun non harta yang dikeluarkan oleh seseorang atau badan usaha
milik orang individu diluar zakat, infaq, dan sedekah yang sebesarbesarny a
digunakan untuk kemaslahatan umat.
10. Coorporate Social Responsibilty
(CSR) adalah komitmen Perseroan untuk berperan serta dalam pembangunan ekonomi
berkelanjutan guna meningkatkan kualitas kehidupan dan lingkungan yang
bermanfaat, baik bagi Perseroan sendiri, komunitas setempat, maupun masyarakat
pada umumnya.
11. Manajemen Zakat adalah kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan terhadap pengumpulan
dan pendistribusian serta pendayagunaan zakat.
12. Undang-undang Pengelolaan Zakat
(UUPZ) adalah Undang-undang RI Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pengelolaan Zakat,
Peraturan Pemerintah RI No. 14 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-undang
Nomor 23 Tahun 2011 Tentang Pengelolaan Zakat, dan Keputusan Menteri Agama RI
No. 333 Tahun 2015 tentang Pedoman Pemberian Izin Pembentukan Lembaga Amil
Zakat.
13. Harta adalah kekayaan yang
dimiliki oleh seorang muslim atau badan yang dimiliki oleh orang muslim.
14. Harta yang dikenai zakat adalah
emas, perak, dan logam mulia lainya; uang dan surat berharga lainya;
perniagaan; hasil pertanian, hasil perkebunan dan kehitanan; perternakan dan
hasil perikanan; hasil pertambangan; perindustrian; hasil pendapatan dan jasa,
dan rikaz /harta karun.
15. Nishab adalah jumlah minimal
harta kekayaan yang wajib dikeluarkan zakatnya.
16. Kadar zakat adalah besarnya
penghitungan atau presentase zakat yang harus dikeluarkan.
17. Waktu zakat adalah saat timbulnya
kewajiban pembayaran zakat, terdiri atas haul dan masa pemilikan harta kekayaan
selama 12 (dua belas) bulan Qomariyah, panen atau pada saat menemukan rikaz
/harta karun.
Pasal 2
Dalam Pedoman ini terdapat istilah-istilah dan singkatan-singkatan
yang memiliki pengertian tersendiri, yaitu:
1.
BAZNAS
adalah Badan Amil Zakat Nasional, organisasi pengelola zakat yang dibentuk oleh
pemerintah terdiri dari unsur masyarakat dan pemerintah, dengan tugas
mengumpulkan, mendistribusikan dan mendayagunakan zakat sesuai dengan ketentuan
agama secara nasional.
2.
LAZ adalah
Lembaga Amil Zakat, sebuah organisasi pengelola zakat yang dibentuk oleh
masyarakat dan dikukuhkan oleh pemerintah dengan tugas mengumpulkan,
mendistribusikan dan mendayagunakan zakat sesuai dengan ketentuan UndangUndang.
3.
LAZISNU
(Lembaga Amil Zakat Infaq dan Shadaqah Nahdlatul Ulama) adalah perangkat
organisasi Nahdlatul Ulama yang bertugas menghimpun zakat dan shadaqah serta
mentasharufkan zakat kepada mustahiqnya.
4.
NU
CARE-LAZISNU adalah re - branding dari LAZISNU untuk mengedepankan dan
menguatkan simbol ke-NU-an dalam rangka membangkitkan kembali spirit filantropi
Islam Nusantara. NU CARE melekat dalam nama resmi di seluruh struktur LAZISNU,
menjadi NU CARE-LAZISNU. Penyebutan NU CARE-LAZISNU bertujuan mempertajam
gerakan NU berzakat menuju kemandirian umat.
5.
PP NU
CARE-LAZISNU adalah Pengurus Pusat Lembaga Amil Zakat Infaq dan Shadaqah
Nahdlatul Ulama di tingkat Pengurus Besar Nahdlatul Ulama yang bertugas
menghimpun zakat dan shadaqah yang berskala nasional serta mentasharufkannya
kepada para mustahiqnya setelah mendapatkan izin dari Kementerian Agama RI.
6.
PW NU
CARE-LAZISNU adalah Pengurus Wilayah Lembaga Amil Zakat Infaq dan Shadaqah
Nahdlatul Ulama di tingkat Pengurus Wilayah Nahdlatul Ulama yang berkedudukan
di Provinsi. Memiliki tugas sebagai perwakilan Pengurus Pusat yang membantu
dalam pengelolaan zakat, infaq, dan shadaqah di tingkat Provinsi setelah
mendapatkan izin perwakilan dari Dirjen Bimas Islam Kementerian Agama RI.
7.
UPZIS adalah
Unit Pengelola Zakat Infaq dan Shadaqah yang merupakan perwakilan NU
CARE-LAZISNU di tingkat Kabupaten/Kota, Luar Negeri, Kecamatan dan
Kelurahan/Desa.
8.
UPZIS NU
CARE-LAZISNU KABUPATEN/KOTA adalah Pengurus Cabang Lembaga Amil Zakat Infaq dan
Shadaqah Nahdlatul Ulama di tingkat Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama yang
berkedudukan di Kabupaten/Kota. Memiliki tugas sebagai perwakilan Pengurus
Pusat yang membantu dalam pengelolaan zakat, infaq, dan shadaqah di tingkat
Kabupaten/Kota.
9.
UPZIS NU
CARE-LAZISNU Luar Negeri adalah Pengurus Cabang Lembaga Amil Zakat Infaq dan
Shadaqah Nahdlatul Ulama di tingkat Pengurus Cabang Istimewa Nahdlatul Ulama
yang berkedudukan di Luar Negeri. Memiliki tugas sebagai perwakilan Pengurus
Pusat yang membantu dalam pengelolaan zakat, infaq, dan shadaqah di Luar
Negeri.
10. UPZIS NU CARE-LAZISNU Kecamatan
adalah Pengurus Lembaga Amil Zakat Infaq dan Shadaqah Nahdlatul Ulama Majelis
Wakil Cabang di tingkat Kecamatan. Memiliki tugas sebagai perwakilan NU
CARE-LAZISNU Kabupaten/Kota yang berfungsi sebagai bagian dari UPZIS
Kabupaten/Kota.
11. UPZIS NU CARE-LAZISNU
Kelurahan/Desa adalah adalah Pengurus Ranting Lembaga Amil Zakat Infaq dan
Shadaqah Nahdlatul Ulama di tingkat Kelurahan/Desa. Memiliki tugas sebagai
perwakilan UPZIS NU CARE-LAZISNU Kecamatan yang berfungsi sebagai bagian dari
UPZIS NU CARE-LAZISNU Kecamatan.
12. JPZIS NU CARE-LAZISNU adalah
Jaringan Pengelola Zakat, Infaq, Shadaqah, yaitu jejaring kultural Nahdlatul
Ulama di seluruh Indonesia dan Luar Negeri yang berfungsi sebagai perpanjangan
tangan dari struktur NUCARE-LAZISNU pada setiap level. JPZIS dapat dibentuk di
berbagai lembaga (Masjid, Pondok Pesantren, Majelis Ta’lim, Badan Usaha Milik
Negara, Badan Usaha Milik Daerah, koorporasi, dan lain-lain) atau kelompok
masyarakat disemua tingkatan, baik di dalam negeri maupun di luar negeri dan
mendapatkan Surat Keputusan dari struktur NU CARE-LAZISNU di masingmasing
tingkatan.
BAB II MAKSUD DAN TUJUAN
Pasal 3
Maksud
Pedoman Administrasi dimaksudkan sebagai pedoman pengelolaan administrasi NU
CARELAZISNU di semua tingkat kepengurusan dan berlaku Jawa Timur.
Pasal 4
Tujuan
Pedoman Administarsi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 bertujuan untuk:
1.
Mendukung
kinerja organisasi secara umum;
2.
Menjamin
penyelenggaraan administrasi yang teratur dan manajebel;
3.
Mengoptimalkan
fungsi kesekretariatan.
BAB III
LOGO NU CARE-LAZISNU
Pasal 5
Logo Logo NU CARE-LAZISNU adalah sebagai berikut:
1.
Logo NU
CARE-LAZISNU berintikan logo Nahdlatul Ulama yang dirangkul oleh simbol dua
tangan Muzakki dan Mustahiq berbentuk setengah lingkaran berhadap-hadapan
sehingga membentuk curva oval , memberikan pengertian sinergi antara Muzakki
dan Mustahiq.
2.
Logo ini
melambangkan misi NU CARE-LAZISNU sebagai wahana pelayanan umat dalam upaya
mendorong kesadaran masyarakat dalam pengumpulan dan pengelolaan dana zakat dan
mendistribusikannya kepada para mustahiq sesuai dengan syariat Islam.
3.
Logo NU
CARE-LAZISNU yang berwarna hijau tua dan hijau muda, terdiri dari:
a) Logo Nahdlatul Ulama terletak di
tengah-tengah.
b) Simbol dua tangan Muzakki dan
Mustahiq berbentuk setengah lingkaran berhadap- hadapan sehingga membentuk
curva oval.
c) Curva oval berwarna hijau tua di
sebelah kiri merangkul logo Nahdlatul Ulama melambangkan Muzakki.
d) Curva oval berwarna hijau muda di
sebelah kanan merangkul logo Nahdlatul Ulama melambangkan Mustahiq. e) Tulisan
NU CARE-LAZISNU dengan menggunakan huruf kapital font Cambria tegak dan
terpisah, tulisan “NU CARE” berwarna hijau tua, sedangkan tulisan “-LAZISNU”
berwarna hijau tua.
Pasal 6
Penggunaan Logo
Logo
sebagaimana tertera pada pasal 5 adalah logo Lembaga yang berlaku secara
nasional, dan digunakan digunakan untuk kepentingan kelembagaan, yaitu:
1.
Logo
digunakan untuk kepentingan administrasi surat-surat resmi Pengurus Harian
kepada instansi pemerintah maupun instansi swasta terkait yang dipasang di kop
surat lembaga, amplop, stempel dan lain-lain.
2.
Logo
digunakan untuk administrasi surat-surat manajemen eksekutif untuk keperluan
marketing komunikasi yang dipasang di kop surat, stempel, amplop, papan nama,
bendera, vandel, stiker, cindera mata, spanduk, baliho, standing banner , dan
semua media komunikasi lainnya yang diproduksi NU CARE-LAZISNU di Pengurus
Wilayah (PW), UPZIS Kabupaten/Kota, UPZIS Kecamatan, UPZIS Kelurahan/Desa
dan JPZIS.
BAB IV
RUANG LINGKUP ADMINISTRASI
Pasal 7
Cakupan Sistem Adminstrasi
1.
Sistem
administrasi mencakup pengelolaan keseluruhan aspek adminstrasi secara terpadu.
2.
Aspek
adminstrasi yang menjadi ruang lingkup sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1)
adalah:
a. Persuratan;
b. Laporan;
c. Peralatan Adminstrasi;
d. Perlengkapan kesekretariatan.
BAB V
PERSURATAN
Pasal 8
Format Surat
1.
Ukuran
kertas yang dipakai dalam surat-menyurat NU CARE-LAZISNU adalah A4 (210 X 297
CM).
2.
Warna kertas
putih.
3.
Jenis kertas
HVS antara 60-80 gram.
4.
Surat
ditulis dengan Tahoma.
5.
Surat
elektronik (surel) berformat PDF (selain Surat Permohonan Surat Pengesahan).
Pasal 9
Kepala Surat
1.
Setiap surat
dari Pengurus Wilayah (PW), UPZIS Kabupaten/Kota, UPZIS Kecamatan, UPZIS
Kelurahan/Desa dan JPZIS harus menggunakan kepala surat yang tercetak. Kepala
surat memuat:
a. Lambang NU CARE-LAZISNU;
b. Logo ISO NU CARE-LAZISNU;
c. Izin operasional Kemenag RI
d. Di tingkatan Provinsi ditambahkan
izin operasional dari Kemenag Provinsi setempat.
2.
Warna lambang
NU CARE-LAZISNU sesuai dengan ketentuan warna dalam Peraturan Organisasi.
3.
Izin
operasional Kemenag RI ditulis dengan font arial warna hitam.
4.
Izin
operasional Kemenag Provinsi ditulis dengan font arial warna hitam.
5.
Pada
saat-saat tertentu dimungkinkan menggunaan kop surat bersama Intansi terkait.
Pasal 10
Kaki Surat
1. Setiap surat dari Pengurus
Wilayah (PW), UPZIS Kabupaten/Kota, UPZIS Kecamatan, UPZIS Kelurahan/Desa dan
JPZIS di wilayah Jawa Timur harus menggunakan kaki surat yang tercetak. kaki
surat memuat:
a. Tingkat kepengurusan organisasi
ditulis dengan font arial warna hitam, dengan mengikuti struktur tingkatan di
pemerintahan. Khusus tingkat kepengurusan yang tidak mengikuti struktur
pemerintahan menggunakan tingkat kepengurusan NU di tingkat masing-masing.
b. Alamat kantor organisasi ditulis
dengan font arial warna hitam.
c. Nomor telepon kantor organisasi
ditulis dengan font arial warna hitam.
d. Nomor telephone seluler ditulis
dengan font arial warna hitam.
e. Alamat email organisasi ditulis
dengan font arial warna hitam.
f.
Website
organisasi ditulis dengan font arial warna hitam.
2. Warna lambang NU CARE-LAZISNU
sesuai dengan ketentuan warna dalam Peraturan Organisasi.
3. Izin operasional Kemenag RI
ditulis dengan font arial warna hitam.
4. Izin operasional Kemenag Provinsi
ditulis dengan font arial warna hitam.
5. Pada saat-saat tertentu
dimungkinkan menggunaan kop surat bersama Intansi terkait.
Pasal 11
Nomor, Lampiran dan Perihal Surat
1.
Nomor surat
terdiri dari (lima) komponen yang masing-masing dipisah dengan garis miring
seperti berikut: a/b/c/d/e.
2.
Komponen-komponen
sebagaimana pasal ayat (1) adalah sebagai berikut:
a) Nomor urut surat keluar pada buku
agenda;
b) Kode indeks surat dengan
ketentuan sebagai berikut:
1) Kode index umum, yaitu:
A.
Surat untuk
lingkungan internal NU CARE-LAZISNU Pengurus Pusat (PP) Pengurus Wilayah (PW),
UPZIS Kabupaten/Kota, UPZIS Kecamatan, UPZIS Kelurahan/Desa dan JPZIS
B.
Surat untuk
NU, banom lain, lembaga di lingkungan NU.
C.
Surat untuk
lingkungan eksternal NU CARE-LAZISNU
2) Kode indeks keputusan, yaitu:
SK : Surat Keputusan
SP :
Surat Pengesahan
Sp :
Surat Pengangkatan/Pemberhentian
SRP : Surat Rekomendasi Pengesahan
SM :
Surat Mandat
ST :
Surat Tugas
c) Kode tingkat kepengurusan dengan
ketentuan:
1) PW-LAZISNU untuk Pimpinan Wilayah
2) PC-LAZISNU untuk Pimpinan Cabang
3) MWC-LAZISNU untuk Majelis Wakil
Cabang
4) PR-LAZISNU untuk Pimpinan Ranting
5) JPZIS untuk lembaga (Masjid,
Badan Otonom, Lembaga, Perguruan Tinggi, Madrasah, Pondok Pesantren, Majelis
Ta’lim, Badan Usaha Milik Negara, Badan Usaha Milik Daerah, Koorporasi, dan
lain-lain) atau kelompok masyarakat disemua tingkatan
d) Bulan pembuatan surat yang
ditulis dengan angka romawi;
e) Empat angka terakhir tahun
pembuatan surat.
3.
Lampiran
atau disingkat lamp. Diisi apabila pada surat itu disertakan surat-surat lain
dengan Jumlah lampiran cukup disebut dengan angka;
4.
Perihal
surat atau disingkat Hal. diisi dengan inti isi atau pokok surat secara singkat
dan mudah dimengerti. Perihal surat ditulis dengan huruf besar (kapital) tanpa
garis bawah dan tidak diakhiri dengan titik.
5.
Untuk nomor
surat kepanitiaan tertentu yang dibuat oleh tingkat kepengurusan, pengaturannya
diserahkan sepenuhnya kepada masing-masing tingkat kepengurusan
Pasal 12
Tujuan Surat
1.
Tujuan surat
adalah sasaran surat ditujukan.
2.
Tujuan surat
ditulis dengan lengkap dan jelas.
3.
Tujuan surat
yang bersifat massal, jika diperlukan, dapat disebutkan pada lampiran
berikutnya.
4.
Penulisan
tujuan diawali dengan kata "Kepada Yang Terhormat" atau disingkat
"Yth.".
5.
Tujuan surat
ditulis dua spasi di bawah perihal surat.
Pasal 13
Tanggal Surat
1. Di bagian atas surat sebelah
kanan dicantumkan tanggal pembuatan surat.
2. Tanggal surat didahului dengan
nama kota/tempat pembuatan surat.
3. Tanggal pembuatan surat terdiri
dari tanggal, bulan dan tahun hijriyah dan masehi.
4. Letak tanggal hijriyah di bagian
atas, sedang di bagian bawahnya kelender masehi, dengan dipisah garis.
Pasal 14
Isi Surat
1. Isi surat adalah uraian isi/pokok
surat.
2. Isi surat ditulis dengan kata-kata sopan dan
harus menjunjung tinggi rasa hormat.
3. Isi surat ditulis secara
sistematis, menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar sesuai dengan EBI (Ejaan
Bahasa Indonesia) serta jelas dan mudah dimengerti.
4. Bila memakai singkatan atau
kata-kata serapan, hendaknya yang lazim dipakai umum.
Pasal 15
Pembuka dan Penutup Surat
1.
Surat dibuka
dengan Assalamu`alaikum Warahmatullahi Wabarokatuh I atau WR.
WB., dan di bawahnya Bismillahirrahmanirrahim dengan
garis bawah di antara kedua kalimat tersebut dengan tulisan miring (italic).
2.
Surat
ditutup dengan Wallahul Muwaffiq Ilaa Aqwa mit Thariq , dan di bawahnya Wassalamu
` Alaikm Warohmatullahi Wabarokatuh dengan garis bawah di antara kedua
kalimat tersebut dengan tulisan miring (italic).
3.
Pada
surat-surat khusus (surat keputusan, surat pengesahan, surat tugas dll.) hanya
digunakan pembuka Bismillahirrahmanirrahim , dan penutup Wallahul Muwaffiq ila Aqwamit Thariq dengan tulisan miring (italic).
Pasal 16
Pengirim dan Tanda Tangan
1.
Setiap surat
harus menyebut dengan jelas organisasi pengirim dan penanggungjawab surat.
2.
Tulisan
organisasi pengirim dan penanggung jawab diketik secara simetris dan tidak
boleh disingkat.
3.
Nama tingkat
kepengurusan dan nama daerah ditulis dengan title case (karakter kecil, kecuali
awal kata yang ditulis karakter kapital).
4.
Penanggung
jawab surat adalah ketua dan sekretaris.
5.
Pada saat-saat
tertentu dimana ketua dan/atau sekretaris berhalangan, penanggung jawab bisa
dilimpahkan kepada ketua bidang/wakil ketua dan wakil sekretaris.
6.
Khusus surat
yang bersifat keputusan, penanggung jawab adalah ketua dan sekretaris.
7.
Jabatan
ketua ditulis di belah kiri, sedangkan jabatan sekretaris ditulis di sebelah
kanan ditulis title case
8.
Nama ketua
ditulis di atas jabatan ketua dan nama sekretaris dengan huruf kapital bergaris
bawah.
9.
Di nama
jabatan ketua dan sekretaris, diberi jarak 2-3 spasi untuk tanda tangan.
10. Setiap surat NU CARE-LAZISNU
harus ditanda tangani oleh ketua dan sekretaris, kecuali jika sudah ada
pelimpahan.
11. Pada ruang antara nama dan tanda
tangan ketua dan sekretaris dibubuhkan stempel NU CARE-LAZISNU dengan menutup sebagian
tanda tangan sekretaris.
12. Surat Elektronik (surel)
dilengkapi dengan scan tandatangan ketua dan sekertaris dan scan stempel NU
CARE-LAZISNU dengan berformat PDF.
13. Pada surat tertentu bisa
ditambahkan mengetahui pengurus NU ditingkat masingmasing.
Pasal 17
Tembusan
1. Setiap surat yang isinya
perlu/harus diketahui oleh pihak/institusi lain, harus ditembuskan kepada
pihak/institusi yang bersangkutan.
2. Pihak/institusi yang akan
ditembusi surat, dituliskan di bawah penanggung jawab surat, yang diawali
dengan tulisan "Tembusan kepada:" dengan bergaris bawah.
3. Tulisan yang dimaksud pada ayat
(2) diketik pada margin yang sama dengan nomor, lampiran dan hal surat.
4. Urutan tembusan, dimulai dengan
yang lebih tinggi, dan diawali kata "Yth.".
5. etiap surat NU CARE-LAZISNU yang
mempunyai hubungan internal dan struktural organisasi harus memberikan tembusan
kepada pengurus setingkat dan/atau bawahnya maupun instansi/lembaga yang
terkait.
6. Khusus surat yang bersifat
keputusan, harus ditembuskan kepada pengurus NU pada tingkat yang bersangkutan.
Pasal 18
Arsip
1.
Arsip surat
yang diketik bersama aslinya untuk dijadikan simpanan.
2.
Arsip surat
berguna untuk dokumentasi dan bukti administrasi.
3.
Setiap surat
harus dicetak ganda untuk kepentingan pengarsipan.
4.
Apabila pada
ayat (3) tidak dapat terpenuhi maka surat dapat difoto Kopy sebagai arsip.
5.
Tidak
diperlukan penulisan kata "Arsip" pada tembusan.
Pasal 19
Model Penulisan Surat
1.
Surat umum
disusun dengan model blockstyle , yaitu rata kiri dengan format justify (rata
kanan kiri) kecuali tanggal dan tempat.
2.
Untuk surat
khusus (keputusan/ pengesahan/ mandat/ tugas pengantar/ rekomendasi dan
lain-lain) ditulis dengan semi bockstyle dengan judul center.
3.
Penyusunan/penulisan
surat diusahakan agar selalu dalam susunan yang harmonis.
4.
Jika isi
surat sangat singkat, maka dipergunakan spasi yang lebih lebar.
Pasal 20
Sampul Surat
1.
Sampul surat
adalah amplop kertas yang digunakan untuk membungkus surat.
2.
Sampul surat
berwarna putih dan berat jenis kertas antara 60-80 gram.
3.
Ukuran
sampul surat disesuaikan dengan keperluan.
4.
Kepala surat
pada sampul surat disamakan dengan ketentuan sebagaimana diatur pada bab IV
pasal 6.
5.
Penulisan
tujuan surat (institusi/pihak yang hendak dituju) ditulis di bagian kanan bawah
sampul dengan lengkap dan jelas.
BAB VI
JENIS-JENIS SURAT
Pasal 21
Surat Umum
1.
Surat umum
adalah surat yang dipergunakan untuk tujuan-tujuan umum.
2.
Komponen,
isi dan ketentuan surat umum sebagaimana diatur dalam pasal 5 sampai dengan
pasal 17.
Pasal 22
Surat Keputusan
1.
Surat
Keputusan adalah surat yang dimaksud untuk mengesahkan susunan pengurus UPZIS
Kecamatan, UPZIS Kelurahan/Desa dan JPZIS.
2.
Surat
Keputusan memuat enam komponen yaitu:
a. Kepala Surat;
b. Judul;
c. Nomor surat;
d. Konsideran;
e. Diktum;
f.
Pembuka dan
penutup.
3.
Kepala dan
kaki surat keputusan adalah sebagaimana diatur dalam bab V pasal 9 dan 10.
4.
Judul adalah
tulisan "SURAT KEPUTUSAN" yang ditulis dengan hurus kapital tebal
bergaris bawah.
5.
Nomor surat
sebagaimana diatur pada bab V pasal 11.
6.
Konsideran
terdiri dari:
a. Menimbang : berisi
pertimbangan–pertimbangan diterbitkannya surat keputusan;
b. Mengingat : berisi landasan konstitusional NU
CARE-LAZISNU yang menjadi dasar hukum diterbitkannya keputusan;
7.
Diktum;
berisi rumusan-rumusan pernyataan pengesahan kepengurusan, penugasan kepada
kepengurusan yang bersangkutan dan tanggal pemberlakuan pengesahan tersebut.
8.
Kalimat
pembuka surat adalah Bismillahirrahmanirrahim, dan kalimat penutup surat adalah
Wallahul Muwaffiq Ilaa Aqwamit Thariq , dengan huruf kecil miring tanpa garis
serta tidak diakhiri dengan titik.
9.
Surat
Keputusan dilampiri dengan susunan kepengurusan yang bersangkutan
10. Tingkat kepengurusan NU
CARE-LAZISNU yang berwenang menerbitkan Surat Keputusan adalah Pengurus Wilayah (PW), UPZIS
Kabupaten/Kota, UPZIS Kecamatan, dan UPZIS Kelurahan/Desa.
11. Tingkat kepengurusngan NU CARE-LAZISNU yang
tidak mengikuti struktur pemerintah bisa menggunakan tingkat kepengurusan NU
masing-masing.
Pasal 23
Surat Keputusan Bersama
1.
Dalam
hal-hal tertentu dimungkinkan adanya penerbitan Surat Keputusan Bersama (SKB)
NU CARE-LAZISNU dan organisasi lain.
2.
SKB memuat
hal-hal penting yang harus diputuskan secara bersama-sama.
3.
Ketentuan
pembuatan SKB mengikuti ketentuan pada pasal 19.
4.
SKB
ditandatangani oleh Ketua organisasi yang terlibat.
5.
Penomoran
SKB mengikuti kesepakatan bersama.
Pasal 24
Surat Pengangkatan dan Pemberhentian
1.
Surat
pengangkatan adalah surat yang dibuat oleh ketua secara formal untuk mengangkat
tim manajemen.
2.
Alamat surat
ditujukan kepada yang bersangkutan.
3.
Surat
pemberhentian adalah surat keputusan untuk memberhentikan secara formal tim
manajemen.
4.
Surat pemberhentian
ditandatangani oleh ketua dan sekretaris.
5.
Alamat surat
pemberhentian ditujukan kepada yang bersangkutan.
6.
Format surat
pengangkatan dan pemberitahuan dibuat sesuai BAB IV pasal 22.
Pasal 25
Surat Rekomendasi
1.
Surat
Rekomendasi Pengesahan adalah surat bersifat keputusan untuk memberikan
rekomendasi dan permohonan pengesahan kepada tingkat di atasnya untuk
menerbitkan Surat Keputusan tentang susunan kepengurusan NU CARE-LAZISNU yang
bersangkutan.
2.
Surat
Rekomendasi Pengesahan memuat enam komponen yaitu:
a. kepala Surat;
b. judul;
c. nomor surat;
d. isi surat
e. tanggal surat
f.
pembuka dan
penutup.
3.
Kepala dan
kaki surat keputusan adalah sebagaimana diatur dalam bab V pasal 9 dan 10.
4.
Perihal
surat ditulis Permohonan Pengesahan Kepengurusan.
5.
Nomor surat
sebagaimana diatur pada bab V pasal 11.
6.
Isi surat
berisi maksud dan tujuan surat.
7.
Kalimat
pembuka surat adalah Bismillahirrahmanirrahim , dan
kalimat penutup surat adalah Wallahul Muwaffiq Ilaa Aqwamit Thariq
, dengan huruf kecil miring tanpa garis serta tidak diakhiri dengan titik.
8.
Surat
Rekomendasi Pengesahan ditembuskan kepada pengurus NU setingkat dan pengurus NU
pada tingkat kepengurusan yang direkomendasikan.
9.
Tingkat
kepengurusan yang berwenang menerbitkan surat rekomendasi pengesahan adalah
Pimpinan Wilayah (PW) LAZISNU.
Pasal 26
Surat Mandat
1. Surat mandate adalah surat
pemberian kuasa kepada seseorang untuk menjalankan wewenang dan melaksanaan
tugas organisasi.
2. Surat mandat ketua diberikan
kepada wakil ketua.
3. Surat mandat sekretaris kepada
wakil sekretaris.
4. Surat Mandat memuat enam komponen
yaitu:
a. Kepala surat;
b. Judul;
c. Nomor surat;
d. Nama dan identitas yang diberi
mandat;
e. Isi mandat;
f.
Pembuka dan
penutup.
5. Kepala dan kaki surat keputusan
adalah sebagaimana diatur dalam bab V pasal 9 dan 10.
6. Judul adalah tulisan "SURAT
MANDAT" yang ditulis dengan hurup kapital tebal bergaris bawah.
7. Nomor surat sebagaimana diatur
pada bab V Pasal 11.
8. Dalam Surat Mandat harus disebut
dengan lengkap dan jelas identitas yang diberi mandat, yang sekurang-kurangnya
meliputi nama lengkap, jabatan, dan alamat dan tanda tangan.
9. Dalam Surat Mandat harus disebut
dengan jelas nama dan tanda tangan yang memberi mandat.
10. Dalam Surat Mandat harus
disebutkan dengan jelas maksud pemberian mandat.
11. Surat Mandat harus menyebutkan
masa berlaku mandat tersebut.
12. Surat Mandat juga bisa diberikan
kepada pelaksanan kegiatan, untuk membuktikan pelimpahan wewenang pada tingkat
kepengurusan tertentu.
13. Setelah Mandat tersebut
dilaksanakan, yang diberi wewenang harus melaporkan pelaksanaan mandat tersebut
secara tertulis.
Pasal 27
Surat Tugas
1. Surat Tugas adalah surat
pemberian tugas organisasi oleh ketua
penerima mandat organisasi kepada personel pengurus untuk melaksanaan tugas
tertentu.
2. Surat Tugas diberikan kepada
personel pengurus dalam jabatan apapun pada tingkat yang bersangkutan.
3. Surat Tugas memuat enam komponen
yaitu:
a. Kepala surat;
b. Judul;
c. Nomor surat;
d. Nama dan identitas yang diberi tugas;
e. Isi penugasan;
f.
Pembuka dan
penutup.
4. Kepala surat tugas adalah
sebagaimana diatur dalam bab IV pasal 6.
5. Judul adalah tulisan "SURAT
TUGAS" yang ditulis dengan hurup kapital tebal bergaris bawah.
6. Nomor surat sebagaimana diatur
pada bab V Pasal 11.
7. Dalam surat tugas harus disebut
dengan lengkap dan jelas identitas yang diberi tugas, yang sekurang-kurangnya
meliputi nama lengkap, jabatan, dan alamat.
8. Dalam surat tugas harus disebut
dengan jelas nama dan tanda tangan ketua dan sekretaris atau yang mewakili.
9. Dalam Surat Tugas harus
disebutkan dengan jelas maksud pemberian tugas.
10. Surat Tugas harus menyebutkan
masa berlaku tugas tersebut.
11. Surat Tugas dapat diberikan
kepada seorang pengurus untuk mengikuti sebuah atau serangkaian kegiatan
tertentu yang bersifat penting dan bernilai strategis.
12. Surat Tugas dapat diberikan
kepada seorang pengurus untuk mewakili organsiasi atau menjadi delegasi pada
forum/kegiatan atau perkumpulan tertentu.
13. Surat tugas juga bisa diberikan
kepada pelaksanan kegiatan, untuk membuktikan penugasan pada tingkat
kepengurusan tertentu.
14. Setelah tugas tersebut
dilaksanakan, yang diberi tugas harus melaporkan pelaksanaan tugas tersebut
secara tertulis.
BAB VII
PERLENGKAPAN SEKRETARIAT
Pasal 28
Stempel
1. Stempel adalah cap atau simbol
organisasi untuk melegitimasi surat-surat atau barang-barang tertentu secara
resmi dan harus dipakai sebagaimana mestinya.
2. Bentuk stempel NU CARE – LAZISNU
bulat oval, dengan ukuran panjang 5 cm dan ukuran lebar 3 cm.
3. Tepat di tengahnya terdapat
lambang NU CARE – LAZISNU dengan ukuran diameter 1,8 cm.
4. Di lingkaran atas bertuliskan NU
CARE – LAZISNU dan tingkat kepengurusan organisasi yang ditulis dengan huruf.
5. Tingkat kepengurusngan NU
CARE-LAZISNU mengikuti struktur pemerintah, khusus tingkat kepengurusan yang
tidak mengikuti struktur pemerintahan menggunakan tingkat kepengurusan NU di
tingkat masing-masing.
6. Di lingkaran bawah bertuliskan
Lembaga Amil Zakat, Infaq dan Shadaqah yang juga di tulis dengan huruf capital.
7. Warna tinta stempel hijau. 8.
Ketentuan ini berlaku untuk semua tingkat kepengurusan NU CARE – LAZISNU.
Pasal 29
Bagan Struktur Organisasi
1. Bagan struktur organisasi adalah
susunan pengurus yang dibuat dalam bentuk bagan.
2. Bagan struktur organisasi
menjelaskan pembagian tugas pengurus dalam menjalankan tugas-tugas organisasi.
3. Dalam pembuatan bagan struktur
organisasi pada setiap jalur komando atau koordinasi dicantumkan nama, jabatan
beserta foto yang bersangkutan. 4. Struktur organisasi dipasang di dinding
kantor/sekretariat.
Pasal 30
Papan Agenda Kegiatan
1.
Papan agenda
kegiatan adalah catatan kegiatan yang hendak dilaksanakan, baik internal maupun
eksternal.
2.
Papan agenda
kegiatan berbentuk empat persegi panjang sebagaimana papan pengumuman.
3.
Papan daftar
kegiatan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:
a. Nomor urut;
b. Nama/jenis kegiatan;
c. Pelaksana kegiatan;
d. Hari/tanggal pelaksanaan
kegiatan;
e. Waktu (jam) pelaksanaan;
f.
Tempat
pelaksanaan;
g. Keterangan: mencatat hal-hal yang
penting, seperti adanya penyampaian makalah dll.
Pasal 31
Papan Pengumuman
1.
Papan
pengumuman adalah papan media komunikasi dan informasi antara organisasi,
pengurus dan anggotanya, maupun antara organisasi dan pihak lain.
2.
Papan
pengumuman dipergunakan untuk menyiarkan hal-hal penting yang perlu diumumkan
kepada segenap pengurus dan pihak lain.
3.
Papan
pengumuman berbentuk empat persegi panjang, dengan bertuliskan
"Pengumuman" di bagian atas tengah.
Pasal 32
Tabel Program Kerja Tahunan
1. Tabel program kerja tahunan
adalah tabel yang memuat rencana kalender kerja dan/atau kegiatan tahunan,
untuk mempermudah evaluasi waktu dan persiapan kegiatan.
2. Tabel program kerja tahunan ini
dibuat berdasarkan hasil rapat kerja.
3. Tabel program kerja tahunan
memuat kolom-kolom, sebagai berikut:
a. nomor urut;
b. jenis kegiatan;
c. waktu pelaksanaan;
d. bulan/minggu keberapa program itu
dilaksanakan;
e. pelaksana;
f.
penanggung
jawab;
g. keterangan.
Pasal 33
Peta Wilayah Kerja
1. Peta wilayah kerja berfungsi
untuk mengetahui potensi, situasi dan kondisi daerah kerja yang dipimpinnya.
2. Peta wilayah kerja berbentuk peta
daerah dengan lokasi organisasi di tingkat bawahannya dengan memakai (benang
jahit) yang ditarik lurus dan tersentralkan, untuk jalur komando dan
koordinasi.
3. Peta wilayah kerja mutlak
dimiliki oleh semua tingkat kepengurusan organisasi.
Pasal 34
Grafik Target Pencapaian Program
1. Grafik target pencapaian program
adalah prosentase target yang telah dicapai dari keseluruhan target yang
dicanangkan dalam melaksanakan program kerja tahunan.
2. Grafik target plan capaian
program berfungsi untuk mengetahui dan mengukur sejauh mana program dimaksud
bisa berjalan/direalisasikan.
3. Grafik target pencapaian program
memuat kolom-kolom, yaitu:
a. nomor urut;
b. jenis kegiatan;
c. waktu pelaksanaan kegiatan;
d. prosentase (ditulis dengan
menggunakan grafik balok);
e. keterangan (dapat ditulis hal-hal
yang penting, alasan ataupun catatan lain, dan sebagainya).
BAB VIII
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 35
Penutup
1.
Peraturan
Pimpinan Wilayah NU CARE-LAZISNU Jawa Timur ini berlaku sejak tanggal
ditetapkan.
2.
Agar setiap
pengurus NU CARE-LAZISNU mengetahui dan memahami Pedoman Administrasi, maka
setiap tingkat kepengurusan NU CARE-LAZISNU diwajibkan menyosialisasikan
Peraturan Pimpinan Wilayah NU CARE-LAZISNU Jawa Timur.
3.
Disepakati
seluruh UPZIS Kabupaten/Kota untuk disosialisasikan di wilayah masingmasing di
Jawa Timur.
4.
SK memiliki
lampiran yang menjadi bagian tidak terpisahkan dari isi SK ini.
Ditetapkan di : Blitar
Pada tanggal
: 28 Robiul Akhir 1441 H
25 Desember 2019 M
SELENGKAPNYA ===> di bawah ini.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar